Als Auditoren kommen wir in viele Unternehmen, führen interessante Gespräche und sehen positive wie auch negative Ereignisse. So unterschiedlich die Unternehmen auch sind, verbindet sie doch immer wieder diese eine Frage: „Wie macht Ihr Auditoren das, dass Ihr immer die kleinsten Auffälligkeiten findet?“ Hier einige Hinweise, die Ihnen die Antwort liefern:

#1 Der offene Einstieg

In der Regel startet ein Audit meist sehr unverfänglich – Lockerer Smalltalk, Kaffee oder Wasser, einige Erklärungen und eine kleine Vorstellungsrunde.

Nachdem die Eröffnung geführt wurde, folgt in der Regel die offene Frage: „Erzählen Sie mir etwas über das Unternehmen.“ Genau dabei werden uns schon wichtige Informationen auf dem Silbertablett präsentiert – und das meist völlig unbewusst. Eine Baustelle hier, eine organisatorische Veränderung da und viele Themen, die Sie aktuell beschäftigen. So nett es auch gemeint ist – Sie wollen uns ja schließlich ehrlich antworten und uns schnellstmöglich abholen – kann der Appell nur lauten: Achtung, der „Feind“ hört mit. 😉

Wir brauchen nur mitschreiben und später, anhand von gezielten Stichproben, schauen, ob die Dokumentation die gleiche Sprache spricht. Eine zu späte Validierung nach der Bauphase, eine noch nicht aktualisierte Team-Matrix oder sonstiges werden so spielend leicht aufgespürt.

#2 Der Rundumblick

Meist dem Eröffnungsgespräch gefolgt, startet der Betriebsrundgang. Während dessen können Sie bei uns immer das gleiche Schema beobachten. Der Raum wird betreten und der Blick geht von der Decke über die Wände zum Boden. Doch warum?

Nun, die Antwort ist einfach – Weil wir es sonst vergessen 😉

Stehen wir erst einmal in einem Raum, werden wir mit extrem vielen Eindrücken konfrontiert. Die Decke ist dann schnell vergessen und z. B. das defekt herunterhängende Lichtband nicht erfasst. Um dem vorzubeugen, trainieren wir die Blickfolge stets und ständig.

#3 Das Tempo beim Rundgang

Während des Betriebsrundgangs stehen zu bleiben, ist für uns sehr förderlich – Wir gewinnen wertvolle Zeit uns den Raum und das Treiben intensiv anzuschauen. Für Sie hingegen ist es absolut negativ. Ein zügiges Tempo, ein kurzer Blick links, einen kleinen Abstecher rechts, dass ist das, was Ihnen hilft.

#4 Das Interview

Das Interview mit der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche stellt das Herzstück eines Audits dar. Primär dient es uns Informationen und Hinweise zu sammeln, die wir dann in der Dokumentenprüfung abgleichen können.

Immer wieder stellen wir in Audits fest, dass eine extreme Nervosität unter den Beteiligten herrscht. Ausgelöst dadurch, dass eine große Menschentraube mithört und jeder gespannt darauf wartet, dass die Eine-Millionen-Euro-Frage richtig beantwortet wird. Man hat die Person ja schließlich zuvor noch geschult. Und dann passiert es: Der Blackout! Es wird, aus der Not heraus, das Rad komplett neu erfunden, völlig entgegen jeglicher Vorgaben. Für uns Auditoren ein neuer Ansatzpunkt, der Sie nun die nächsten Stunden begleiten wird.

#5 Das Daumenkino

Bei der Dokumentenprüfung angelangt, denken Sie, dass es sich um eine Nadelsuche im Heuhaufen handelt. Viel Papier und wenig Angriffspunkte – perfekt um die Zeit bis zum Feierabend abzusitzen. Für uns hingegen ist es eher die Möglichkeit das zuvor Gehörte nun glaubhaft zu untermauern. Mit den erstellten Notizen haben wir in der Regel genügend Stichproben zusammen, um zu prüfen, wie stichhaltig Ihre Aussagen wirklich sind. Doch wie gehen wir dabei vor? Grundsätzlich gibt es viele Methoden, zwei davon mal dargestellt:

1. Entweder prüfen wir exakt, anhand konkreter Stichproben, jede Ihrer Aussagen in der Dokumentation gegen.

2. Oder wir nutzen das Daumenkino um Auffälligkeiten in einem gewissen Zeitraum (z. B. seit dem letzten Audit) zu identifizieren.

Das Daumenkino eignet sich dann besonders gut, wenn in einem Ordner immer wieder, chronologisch sortiert, dasselbe Formblatt als Aufzeichnung abliegt. Mit der Schnellblättertechnik und einem kurzen Fingerstich an genau dieser Stelle wird auch die kleinste Veränderung in den Aufzeichnungen sichtbar.

#6 Die Authentizität der Dokumentation

Für Auditoren ist es eine Leichtigkeit festzustellen, wie ernst Sie es mit Ihre Dokumentationspflicht nehmen. Über längere Zeit stets die gleiche Unterschrift, der gleiche Stift und ein aalglattes Papier, obwohl das Formblatt täglich in der Hand sein sollte. Das sind fast immer sichere Alarmzeichen für eine nachgearbeitete Dokumentation. Auch Unterschriften von Personen, die in dem Zeitraum eigentlich im Urlaub hatten sein sollen, sind stets fragwürdig.

#7 Feilschen um Abweichungen

Abschließend möchten wir noch auf einen Punkt eingehen – Das Feilschen um Abweichungen. Gefühlt jedes dritte Unternehmen versucht es und kaum ein Unternehmen kommt damit weiter. Doch woran liegt das?

Wir sind keine Unmenschen und haben auch keine übersinnliche Kräfte. Wir haben in der Regel nur Anforderungen und prüfen, ob Sie diese einhalten oder nicht. Wenn Sie bewusst oder unbewusst von den Anforderungen abweichen, gibt es nur sehr selten Möglichkeiten etwas gegen eine Abweichung zu unternehmen.

Außer Sie haben einen schlüssigen Beleg, welcher darlegt, dass Sie diese Anforderung anderweitig umgesetzt haben. Nutzen Sie daher die abschließende Zusammenfassung um die strittige Punkte noch einmal zu hinterfragen. Was wird konkret in dem jeweiligen Punkt gefordert? Vielleicht ergibt sich hieraus noch die Möglichkeit die eine oder andere Abweichung wegzubekommen. Diskussionen ohne Belege sind jedoch Zeitverschwendung.

Ihnen hat unser Input gefallen und Sie wollen mehr? Dann lassen Sie uns doch einfach ins Gespräch kommen. Sie erreichen uns unter www.pro-sg.de/kontakt/.